Polityka prywatności

W skrócie

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych, zgodnie z art. 4 pkt 7 RODO, jest:

W każdej sprawie dotyczącej Twoich danych osobowych — dostępu, poprawienia, usunięcia, wniesienia sprzeciwu lub skargi — skontaktuj się z nami na adres rodo@twojprywatnyasystent.pl. Odpowiemy w ciągu 30 dni.

2. Jakie dane zbieramy

Przetwarzamy wyłącznie te dane, które są niezbędne do świadczenia usługi lub wymagane przepisami prawa:

2.1 Dane konta

• E-mail, imię, nazwisko, zdjęcie profilowe Google — uzyskane przez logowanie Google OAuth
• Rola w serwisie (user, superadmin), status aktywności konta, data rejestracji, data wygaśnięcia subskrypcji
• Dane rozliczeniowe — jeśli korzystasz z płatnej subskrypcji: dane do faktury VAT (NIP, nazwa firmy, adres), identyfikator transakcji u operatora płatności

2.2 Dane integracji z Instagramem (Meta)

• Identyfikator Twojej strony Facebook (Page ID)
• Identyfikator konta Instagram Business (IG Business Account ID)
• Nazwa użytkownika Instagrama, zdjęcie profilowe, nazwa strony
• Długotrwały token dostępu (60-dniowy Long-Lived Token) — umożliwia bocie działanie w imieniu Twojego konta
• Data połączenia i data wygaśnięcia tokena

2.3 Konfiguracja bota

• Personalizacja bota (nazwa, persona, specjalizacja, cele, produkty/usługi)
• Scenariusze rozmowy, styl wypowiedzi, reguły klasyfikacji leadów
• Reguły dyskwalifikacji, limity konwersacji, reguły pauzy
• Ustawienia kalendarza (Google Calendar) — jeśli podłączony

2.4 Dane konwersacyjne (leady i wiadomości)

• Wiadomości osób piszących do Twojego IG — treść wiadomości, identyfikator nadawcy (Page-Scoped ID), znacznik czasu
• Odpowiedzi bota — treść wygenerowana przez model AI, znacznik czasu
• Klasyfikacja lidów (cold / warm / hot / unclassified), tagi, notatki
• Metadane rozmowy — liczba wiadomości, status umowy, źródło

2.5 Dane techniczne i eksploatacyjne

• Logi systemowe (błędy, zdarzenia integracyjne, akcje użytkownika) — przechowywane maks. 90 dni
• Statystyki zużycia (liczba tokenów AI, koszty API, liczba leadów) — w formie zagregowanej
• Ciasteczka sesyjne (JWT w cookie `seter_token`, sesja Express)
• Adres IP w logach serwera — standardowo zapisywany przez nginx i pm2, retencja 14 dni

3. Po co przetwarzamy Twoje dane (cele i podstawy prawne)

Cel	Podstawa prawna (RODO)	Retencja
Świadczenie usługi SaaS (logowanie, bot, CRM, kalendarz)	art. 6 ust. 1 lit. b — wykonanie umowy	Przez czas trwania subskrypcji + 30 dni
Obsługa płatności i wystawianie faktur	art. 6 ust. 1 lit. b i c — umowa oraz obowiązek prawny	5 lat (ustawa o rachunkowości)
Przetwarzanie wiadomości IG przez AI	art. 6 ust. 1 lit. b — wykonanie umowy	Przez czas trwania subskrypcji + 6 miesięcy (reklamacje)
Bezpieczeństwo (wykrywanie nadużyć, zabezpieczenie przed atakami)	art. 6 ust. 1 lit. f — uzasadniony interes	90 dni (logi)
Odpowiedzi na reklamacje i zapytania	art. 6 ust. 1 lit. c i f — obowiązek prawny i uzasadniony interes	3 lata od zakończenia sprawy
Komunikacja serwisowa (potwierdzenia, alerty, przypomnienia)	art. 6 ust. 1 lit. b — wykonanie umowy	Przez czas trwania subskrypcji
Analityka wewnętrzna (zagregowane statystyki użycia)	art. 6 ust. 1 lit. f — uzasadniony interes	Bezterminowo, po anonimizacji

4. Komu przekazujemy Twoje dane (podmioty przetwarzające)

Nie sprzedajemy Twoich danych. Udostępniamy je wyłącznie podmiotom, z którymi mamy zawarte umowy powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO), w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi:

Odbiorca	Cel	Lokalizacja
Anthropic, PBC	Generowanie odpowiedzi AI (model Claude). Wiadomości są wysyłane do przetworzenia.	USA — transfer na podstawie Standard Contractual Clauses (SCC)
Meta Platforms Ireland Ltd. / Meta Inc.	Integracja Instagram Graph API — odbiór i wysyłanie wiadomości, zarządzanie kontem IG Business	UE / USA — SCC
Google Ireland Ltd. / Google LLC	Logowanie Google OAuth, opcjonalna integracja Google Calendar	UE / USA — SCC
Slack Technologies LLC (Salesforce)	Opcjonalna integracja powiadomień (incoming webhook). Aktywowana wyłącznie przez użytkownika. Przesyłamy: pseudonimizowane handle followersów/leadów (np. „@maciej.wo***"), liczby zdarzeń, daty spotkań, linki Google Meet. Nie przesyłamy treści wiadomości leadów.	USA — EU-US Data Privacy Framework (DPF), decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony (Komisja Europejska, 10.07.2023)
OVH Sp. z o.o.	Hosting serwera VPS (infrastruktura)	Unia Europejska (Francja / Polska)
Operator płatności: Stripe	Obsługa płatności subskrypcji	Unia Europejska

4.1 Integracja Slack — dodatkowe informacje

Slack jest integracją opcjonalną. Aktywacja wymaga osobnej zgody (kliknięcie „Połącz Slack" + akceptacja modala informacyjnego z ujawnieniem transferu do USA). Możesz odłączyć integrację w każdej chwili (zakładka Powiadomienia → Odłącz) — wówczas dane przestają być przesyłane do Slacka natychmiast, a webhook URL zostaje usunięty z naszych systemów.

Dane przesyłane do Slacka są pseudonimizowane w rozumieniu art. 4 pkt 5 RODO: handle followersów/leadów są skracane (pierwsza połowa znaków + „***"), a nazwiska skracane do imienia + inicjału (np. „Maciej W."). Pełne identyfikatory pozostają w naszej bazie i mogą być powiązane z pseudonimem wyłącznie przy pomocy dodatkowych informacji w naszym posiadaniu.

Czego NIE przesyłamy do Slacka: treści wiadomości od leadów, ich pełnych nazwisk, danych kontaktowych poza handle IG, treści notatek trenera. Pseudonimizacja oraz minimalizacja danych są realizowane przed transferem (art. 5 ust. 1 lit. c RODO).

Twoje dane nie są udostępniane reklamodawcom, brokerom danych ani innym podmiotom trzecim w celach marketingowych.

5. Transfer danych poza EOG

Niektóre podmioty przetwarzające znajdują się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (głównie USA — Anthropic, Google, Meta, Slack/Salesforce). Transfer odbywa się na podstawie:

• Decyzji Komisji Europejskiej z 10.07.2023 stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony dla USA w ramach EU-US Data Privacy Framework (Slack/Salesforce posiada certyfikat DPF — weryfikacja: dataprivacyframework.gov),
• Standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO) — dla podmiotów spoza DPF,
• Dodatkowych środków technicznych (szyfrowanie TLS, pseudonimizacja tam gdzie to możliwe).

Kopie klauzul SCC oraz certyfikatów DPF możesz uzyskać pisząc na rodo@twojprywatnyasystent.pl.

6. Twoje prawa

Zgodnie z RODO przysługują Ci następujące prawa:

• Dostęp do danych (art. 15) — możesz otrzymać kopię wszystkich Twoich danych
• Sprostowanie (art. 16) — możesz zażądać poprawienia nieaktualnych danych
• Usunięcie („prawo do bycia zapomnianym") (art. 17) — zobacz instrukcję usunięcia danych
• Ograniczenie przetwarzania (art. 18)
• Przenoszenie danych (art. 20) — wyeksportujemy Twoje dane w formacie JSON lub CSV
• Sprzeciw (art. 21) — wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie
• Cofnięcie zgody (art. 7 ust. 3) — tam gdzie podstawą jest zgoda, w dowolnym momencie
• Skarga do organu nadzorczego — Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl

Aby skorzystać z któregokolwiek prawa — napisz na rodo@twojprywatnyasystent.pl. Odpowiemy w terminie 30 dni (art. 12 ust. 3 RODO).

7. Okres przechowywania danych

Przechowujemy dane tylko tak długo, jak to konieczne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane:

• Konto użytkownika — przez cały okres subskrypcji + 30 dni po zakończeniu (grace period)
• Konwersacje i leady — przez okres subskrypcji + 6 miesięcy (na wypadek reklamacji)
• Faktury i dane rozliczeniowe — 5 lat (art. 74 ustawy o rachunkowości)
• Logi systemowe — 90 dni
• Logi dostępu (IP, request) — 14 dni
• Statystyki zagregowane — bezterminowo, po usunięciu identyfikatorów osobowych

8. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy adekwatne środki techniczne i organizacyjne do ochrony Twoich danych:

• Szyfrowanie transmisji (TLS 1.2+ / HTTPS na wszystkich endpointach)
• Hashowane tokeny sesyjne (JWT z podpisem HMAC-SHA256)
• Kontrola dostępu (role i uprawnienia, middleware autoryzacyjny)
• Weryfikacja webhooków z Meta (HMAC-SHA256 z App Secret)
• Minimalizacja logów (bez zapisywania treści wiadomości w logach systemowych)
• Kopie zapasowe (przechowywane w tej samej lokalizacji co serwer produkcyjny)
• Regularne aktualizacje zabezpieczeń

9. Przetwarzanie przez sztuczną inteligencję (AI)

10. Pliki cookies

Szczegółowe informacje znajdziesz w osobnej Polityce cookies. W skrócie — używamy wyłącznie cookies niezbędnych do działania serwisu (sesja, autoryzacja). Nie stosujemy cookies analitycznych ani marketingowych bez Twojej zgody.

11. Zmiany polityki

Możemy aktualizować niniejszą Politykę prywatności. O istotnych zmianach poinformujemy Cię e-mailem z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem. Data ostatniej aktualizacji znajduje się na początku dokumentu.

12. Kontakt

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych napisz na: